E-mail wordt behoorlijk onderschat als communicatie-instrument. En dat is jammer. Met klantgericht e-mailen versterkt uw organisatie andermans vertrouwen in uw bedrijf. Gebruik die kans. Lees onze tips. Deze keer over afzender, geadresseerde en onderwerpsregel.

‘Iedereen kan toch mailen?’ Misschien wel, in de betekenis van: een bericht intikken en verzenden. Afgaande op onze eigen ervaringen blijkt menigeen niet gezegend met het talent om echt klantgericht te mailen. Bekijkt u de digitale post van uw medewerkers en uzelf wel eens vanuit de klant?

Mailbox

Tips voor klantgericht e-mailen

Grote kans dat onze tips voor klantgericht e-mailen u bekend voorkomen. Maar wij denken dat ook ú geregeld verward of geërgerd wordt door een bericht. De boodschap is onduidelijk. Of de stijl is langdradig. We betrappen onszelf er trouwens ook wel eens op dat we miskleunen 😉

‘Waarom zou ik als zzp’er een zakelijk mailadres gebruiken? Dat is alleen maar administratief gedoe. Ik houd het bij 1 mailadres, voor zowel zakelijk als privé.’

E-mailadres/afzender

  • Gebruik een duidelijk zakelijk e-mailadres.
    Dat adres is vaak het eerste wat de ontvanger op zijn beeldscherm ziet. Stel in uw e-mailprogramma de gewenste weergave van uw mailadres in.
  • Kies voor een persoonlijk e-mailadres.
    Liever Janneke.de.Boer@overhaage-consultancy.nl dan info@overhaage-consultancy.nl. Mail is immers een bericht van de ene persoon naar de andere.
  • Gebruik uw zakelijke e-mailadres wanneer u namens de organisatie mailt.
    Het mengen van post van bedrijf en thuis raden wij dringend af. Waarom? Vanwege privacy (AVG), reputatie en praktische zaken. Zo staan MailChimp en Laposta bijvoorbeeld het sturen van nieuwsbrieven vanuit een privémailadres niet toe.

Geadresseerde of ontvanger

  • Denk aan de privacy van betrokkenen wanneer u de cc-functie gebruikt.
  • Stuur uw berichten alleen cc of bcc, wanneer de inhoud echt relevant is voor alle ontvangers.
  • Is ‘reply to all’ noodzakelijk?

Verkeerde been

Wij voelen ons geregeld op het verkeerde been gezet wanneer relaties reageren op eerdere e-mails van ons. Herkent u dit?

Re: afspraak plannen
En dan blijkt het bericht een vraag te bevatten over zoekmachineoptimalisatie.
Re: Online training ‘Toptips webteksten schrijven’ gaat bijna beginnen!
En dan blijkt het mailtje te gaan over een podcast.

Onderwerpsregel

  • Houd de onderwerpsregel kort en specifiek.
    Op de smartphone past geen lange regel.
  • Zet de essentie vooraan: dan ziet uw ontvanger dit snel.
  • Nieuw onderwerp? Dan maakt u een nieuwe e-mail aan.
    Ga niet antwoorden op een bericht dat over iets heel anders gaat. Een lange sliert boodschappen verzwakt de interactie en belast het systeem.

‘Leuk, die tip om het logo onder onze bedrijfsmail te plaatsen. Maar met het KvK-nummer erbij krijgt het mailtje een erg zakelijke uitstraling. Schrik dat niet af? Mijn werkmails zijn namelijk meestal informeel.’

Communicatiestijl

E-mail is een bericht van de ene persoon naar de andere. Uw communicatiestijl past bij de relatie die u met de ontvanger hebt.
Professioneel mailen blijft de essentie, hoe hecht de klantrelatie ook is. Dat is volgens ons niet hetzelfde als formeel communiceren!

Een informele communicatiestijl kan prima samengaan met een professionele mail. Bijvoorbeeld: tutoyeren en refereren aan het barre weer. En in hetzelfde mailtje vragen om een reactie op uw bijgevoegde voorstel.

Stijlbreuk

Ik ontvang nieuwsbrieven en mails van bankinstellingen met de aanhef ‘Geachte mevrouw Smit’. Op zich prima.
Maar dan gaat de auteur over op tutoyeren.
Een verwarrend conflict in de schrijfstijl.

Dichtbij

Een e-mail is de digitale opvolger van een brief: een schriftelijke boodschap van de ene persoon aan de andere. Uw bericht belandt rechtstreeks in de persoonlijke inbox van de ontvanger. Hoe anders is de beleving bij de inzet van Facebook of website! Dichter bij uw relatie kunt u bijna niet komen.

E-mail kan doorslaggevend zijn om uw prospect tot klant te maken. Of, bij een intern bericht, om uw medewerkers echt te motiveren. Redenen voldoende om klantgericht e-mailen in uw bedrijf aandacht te geven.

Ivonne Smit

Customer journey manager & communicatieprofessional met lef. Communicatiestrategie en taalpatronen zijn 'echt mijn ding'. Als podcastmaker ook actief onder het label Discutafel | 06 38 39 19 15 | Ivonne.Smit@ViatriX.nl