E-mail wordt behoorlijk onderschat als communicatie-instrument. En dat is jammer. Met klantgericht e-mailen versterkt uw organisatie andermans vertrouwen in uw bedrijf. Gebruik die kans. Lees onze tips. Deze keer over hoofdtekst, bijlagen en afsluiting.

In deel 1 van mijn blog over klantgericht e-mailen ga ik onder meer in op afzender, geadresseerde en onderwerp. Laten we nu naar andere aspecten van e-mails kijken. Ik ben benieuwd of ze oude koek voor u zijn. Of geven ze juist nieuwe inzichten? Reacties welkom!

Mailbox

Tips voor klantgericht e-mailen

Hoofdtekst

  • Houd de hoofdtekst kort en duidelijk.
    De lezer heeft het al druk genoeg. Ook bij e-mailen geldt: schrijven is schrappen. Geef uzelf de tijd om uw bericht zorgvuldig samen te stellen.
  • Behandel 1 onderwerp per bericht.
    Bied de ontvanger overzicht. Maak het eenvoudig voor hem om te reageren, en voor uzelf om eventuele openstaande vragen op te volgen.

‘Niet afdrukken; denk aan het milieu’. Die boodschap heeft geen meerwaarde meer; we weten het intussen wel.

Bijlagen

  • Refereer in de hoofdtekst aan de eventuele bijlagen.
    Voorkom dat de ontvanger de bijgevoegde bestanden over het hoofd ziet.
  • Geef bijlagen een voor zichzelf sprekende bestandsnaam.
    Ook los van uw mail moet het onderwerp duidelijk zijn voor de ontvanger. Voeg datum of versienummer toe als dat zinvol is.

Puzzels voorkomen

Als trainers moeten wij vaak puzzels voorkomen. Wij ontvangen bijlagen met bestandsnamen zoals:

-deel 3.docx
-concept.docx
-geredigeerd.docx
-huiswerk.docx

Na ontvangst geven we de bijlage direct een andere naam, zodat de deelnemer feedback krijgt op zijn eigen werk en niet op dat van een ander!

Afsluiting

  • Benut de mogelijkheid om elementen in uw afsluiting aanklikbaar te maken.
    Toepassing van informatieve hyperlinks vergroot helaas de kans dat e-mailproviders uw bericht als ‘verdacht’ aanmerken. Dus gebruik de URL’s.
  • Vermeld het KvK-nummer in uw e-mail; dit is verplicht.
  • Laat onnodige nabranders weg.
    Disclaimers zijn zelden noodzakelijk. En doorgaans betekenisloos. Zoals: ‘Alleen bestemd voor geadresseerde’. Deze eenzijdige verklaringen vormen namelijk geen onderdeel van een overeenkomst.
    ‘Niet afdrukken; denk aan het milieu’. Die boodschap heeft geen meerwaarde meer; we weten het intussen wel.

D’r uit met die disclaimer

‘Hoe ziet een goede disclaimer eruit? Die ziet er niet uit!’
Aldus een blog van een collega-bureau.
Een bewering die ik van harte onderschrijf.

Ivonne Smit

Customer journey manager & communicatieprofessional met lef. Communicatiestrategie en taalpatronen zijn 'echt mijn ding'. Als podcastmaker ook actief onder het label Discutafel | 06 38 39 19 15 | Ivonne.Smit@ViatriX.nl