E-mail wordt behoorlijk onderschat als communicatie-instrument. En dat is jammer. Met klantgericht e-mailen versterkt uw organisatie andermans vertrouwen in uw bedrijf. Gebruik die kans. Lees onze tips. Deze keer over hoofdtekst, bijlagen en afsluiting.

In deel 1 van mijn blog over klantgericht e-mailen ga ik onder meer in op afzender, geadresseerde en onderwerp. Laten we nu naar andere aspecten van e-mails kijken. Ik ben benieuwd of ze oude koek voor u zijn. Of geven ze juist nieuwe inzichten? Reacties welkom!

Tips voor klantgericht e-mailen

Hoofdtekst

• Houd de hoofdtekst kort en duidelijk.
  De lezer heeft het al druk genoeg. Ook bij e-mailen geldt: schrijven is schrappen. Geef uzelf de tijd om uw bericht zorgvuldig samen te stellen.
• Behandel 1 onderwerp per bericht.
  Bied de ontvanger overzicht. Maak het eenvoudig voor hem om te reageren, en voor uzelf om eventuele openstaande vragen op te volgen.

‘Niet afdrukken; denk aan het milieu’. Die boodschap heeft geen meerwaarde meer; we weten het intussen wel.

Bijlagen

• Refereer in de hoofdtekst aan de eventuele bijlagen.
  Voorkom dat de ontvanger de bijgevoegde bestanden over het hoofd ziet.
• Geef bijlagen een voor zichzelf sprekende bestandsnaam.
  Ook los van uw mail moet het onderwerp duidelijk zijn voor de ontvanger. Voeg datum of versienummer toe als dat zinvol is.

Afsluiting

• Benut de mogelijkheid om elementen in uw afsluiting aanklikbaar te maken.
  Toepassing van informatieve hyperlinks vergroot helaas de kans dat e-mailproviders uw bericht als ‘verdacht’ aanmerken. Dus gebruik de URL’s.
• Vermeld het KvK-nummer in uw e-mail; dit is verplicht.
• Laat onnodige nabranders weg.
  Disclaimers zijn zelden noodzakelijk. En doorgaans betekenisloos. Zoals: ‘Alleen bestemd voor geadresseerde’. Deze eenzijdige verklaringen vormen namelijk geen onderdeel van een overeenkomst.
  ‘Niet afdrukken; denk aan het milieu’. Die boodschap heeft geen meerwaarde meer; we weten het intussen wel.