ViatriX

Wordt uw digitale nieuwsbrief of offerte wel bezorgd? U kunt de kans verkleinen dat uw bericht als spam wordt aangemerkt. Gebruik onze tips uit deze longread om spamfilters te omzeilen.

E-mailproviders nemen steeds nieuwe maatregelen om de ongelooflijk grote hoeveelheid spam te beperken. Hun protocollen zijn veranderlijk, en bovendien verschillend per e-mailprovider of e-mailprogramma. Ook zijn spamfilters niet altijd accuraat. Sommige legitieme mails worden toch als ‘verdacht’ aangemerkt.
Kortom, ook met onze tips bent u er niet 100% zeker van dat uw post op de juiste plek belandt. Neem toch maatregelen om de kans te verkleinen dat uw digitale post in spamfilters blijft steken!

Aanleiding

Wij ondervonden onlangs zelf dat we onze werkwijze rond e-mailen moesten bijstellen. Een deelnemer aan één van onze online trainingen moest onze mail uit de spambak vissen.
ViatriX publiceerde eerder al blogs over klantgericht e-mailen. Maar wat hebben ondernemers aan fraaie, klantgerichte post wanneer deze de beoogde ontvangers niet bereikt? Daarom onze tips om de spamfilter gunstig te stemmen.

Spamfilter

Waar zit de spamfilter?
Om te beginnen hebben e-mailprogramma’s zoals Outlook voorzieningen op spam op te sporen. Misschien merkt de ontvanger de ‘verdachte’ mail alsnog op wanneer hij de spammap inkijkt. Misschien ook niet.
Uw bericht kan ook achterblijven bij de e-mailprovider op een server voor uitgaande of inkomende post.
In beide gevallen is uw mail dus niet bij de klant bezorgd. Wie niet geregeld zijn webmail op de inkomende server raadpleegt en daar de spammap opent, zal het bericht nooit onder ogen komen.
Het kan nog sterker: het bericht wordt door de e-mailprovider helemaal niet opgeslagen, maar direct verwijderd!

Spamscore

De spamfilter beoordeelt uw digitale nieuwsbrief of losse e-mail op basis van criteria. Is uw spamscore slecht, dan wordt uw bericht eerder als ‘verdacht’ aangemerkt. Met alle gevolgen van dien. De beoordelingscriteria van spamfilters zijn niet precies bekend. Maar wel ongeveer.
Hoe verbetert u uw spamscore? Hoe kunt u de spamfilter omzeilen? Pas zoveel mogelijk van onze tips toe.

Spamfilter omzeilen: tips

Tip 1: verzendreputatie

Hoe beter uw verzendreputatie, des te kleiner de kans dat uw mail als spam wordt beschouwd. Uw verzendreputatie komt tot stand na beoordeling van uw uitgaande mails. Dit gebeurt overigens niet alleen door spamfilters, maar ook door ontvangers! Zij kunnen uw mail als ongewenst markeren of zich ervoor afmelden. Of het bericht juist openklikken en doorsturen. Deze acties beïnvloeden uw verzendreputatie en daarmee uw spamscore.

Tip 2: afzendadres

• Zet uw naam in uw e-mailadres. Vermijd noreply-adressen!
• Vermeld uw vestigingsadres in de afsluiting.
• Vraag nieuwe relaties om uw e-mailadres in het adresboek op te slaan van hun eigen e-mailprogramma als veilige of vertrouwde afzender.
• Regel de juiste instellingen wanneer u post verstuurt via de server van een derde, bijvoorbeeld nieuwsbrieven via MailChimp of Laposta.
  Er zijn dan nog meer acties nodig om het bezorgingspercentage op te hogen. Raadpleeg uw ICT-afdeling of bel Ton Kemp van ViatriX voor advies.

Tip 3: onderwerpsregel

• Voorkom te veel hoofdletters in het onderwerp: NIEUWSBRIEF JUNI.
• Wees terughoudend met speciale leestekens in het onderwerp, zoals !!??€ en gebruik geen emoji’s.
• Begin niet met een vraag zoals ‘Wil jij ook …’
• Begin niet met RE: of FW: en vermijd het eindeloos rondsturen van dezelfde berichtenslingers. Maak liever een nieuw bericht.
• Gebruik maximaal 40 tekens inclusief spaties in de onderwerpsregel.
• Personaliseer onderwerpsregel en e-mail door de naam van de geadresseerde toe te voegen.

Tip 4: afbeeldingen

• Geef afbeeldingen alt-teksten mee.
• Beperk afbeeldingsformaat tot max. 100 kB.
• Vind balans tussen tekst (ca. 60%) en afbeeldingen (ca. 40%)

Tip 5: woordgebruik

• Geen scheldwoorden of grove taal
• Geen sturende verkooptermen en verleidingstechnieken zoals ‘koop direct’, ‘gratis’, ‘geld verdienen’ en ‘winnaar’.

Tip 6: verzendlijst

• Houd uw verzendlijst ‘schoon’. Handel volgens de AVG: zorg ervoor dat uw post welkom is en regel aantoonbare toestemming van de ontvanger.
  Meer weten over de privacywet? Volg de ViatriX online training Privacymanagement in de praktijk.

Tip 7: uitgaande links

• Verwijs alleen naar websites met een goede reputatie.
• Vermijd ingekorte links zoals bit.ly.
• Gebruik rechtstreekse links; vermijd links naar redirects.
• Plaats links als volledige URL in de tekst. Dit is weliswaar minder klantvriendelijk dan een informatieve link of een knop, maar e-mailproviders zullen uw mail minder snel aanzien voor spam.

Tip 8: e-mailtest

• Ga naar https://internet.nl/ en test uw bericht.
• Loop eventueel de resultaten door samen met uw hosting provider / e-mailprovider.

Spamfilter omzeilen: ten slotte

ViatriX is actief in klantgerichte marketing en communicatie. Onderzoek naar spamfilter omzeilen is niet ons specialisme. Wel houden wij natuurlijk voor onze relaties en onszelf de relevante trends bij.
Op de hoogte blijven van e-mailmarketing? Wilt u spam vanuit uw organisatie voorkomen? Blijf ons volgen op LinkedIn en Twitter en lees onze nieuwsbrief ViaVia.